Ako zefektívniť pracovné stretnutia

Pracovným stretnutiam sa väčšinou nevyhnete. Mnohé z nich sú však dlhšie, ako ste plánovali a ani ich výsledok nie je nakoniec taký, ako by ste chceli.   Niektoré zdroje uvádzajú, že až polovica všetkých stretnutí je v podstate zbytočných, pretože by sa dali nahradiť e-mailom alebo nie je ich čas využitý správne. Vraj je to… Prečítať celé

Informácie o tomto príspevku

Vydané 15. marca 2016
Zverejnil UNITEDLIFE
Zdroj témy:
Titulná fotografia:

Obsahuje tieto témy: Biznis, Ekonomika, Manažment, Startup, United Life Online (03/2016)

Podporíte distribúciu tohto obsahu?

Pracovným stretnutiam sa väčšinou nevyhnete. Mnohé z nich sú však dlhšie, ako ste plánovali a ani ich výsledok nie je nakoniec taký, ako by ste chceli.

Niektoré zdroje uvádzajú, že až polovica všetkých stretnutí je v podstate zbytočných, pretože by sa dali nahradiť e-mailom alebo nie je ich čas využitý správne. Vraj je to až 62 rôznych pracovných stretnutí, ktoré absolvuje priemerný zamestnanec v Spojených štátoch mesačne a celkovo mu to zaberie každý mesiac až 31 hodín. Pri pracovnom čase 160 hodín mesačne je to priam alarmujúce čislo.

Avšak nie všetky pracovné stretnutia sú stratou času. Ak si ich presne naplánujete a budete dodržiavať zopár rád, uľahčite si tým prácu, ušetríte čas a vaše stretnutia budú efektívnejšie, produktívnejšie a dokonca aj trošku zábavné.

1. Nastavte si vopred program stretnutia.

Pomôže to obom stranám pripraviť sa na stretnutie a venovať sa tak podstatným veciam.

2. Určite si vedúceho stretnutia.

Viesť stretnutie by mal niekto, kto sa cíti pohodlne vo vedúcej pozícii a dokáže udržať účastníkov pri podstate stretnutia.

3. Nepoužívajte mobilné zariadenia.

E-maily, telefonáty a rôzne notifikácie sú rušivým elementom každého stretnutia. Ak je to možné, vypnite si počas stretnutia telefón a venujte sa iba účelu stretnutia.

4. Dodržujte limit 4 až 7 ľudí na stretnutí.

Príliš veľa kuchárov pokazí polievku rovnako ako príliš veľa ľudí na stretnutí ich robí neefektívnymi. Buďte taktní, ale pozvite na stretnutie iba tých, ktorí sú naozaj dôležití pre danú vec bez ohľadu na to, koho ste pozývali predtým.

5. Adaptujte si správanie Švajčiarov.

Nie náhodou sa hovorí, že niečo funguje dobre ako švajčiarske hodinky. Ak členovia vášho tímu zvyknú meškať na stretnutie, nastavte veľmi špecifické časy a trvanie stretnutí, napríklad od 10:34 do 11:22. Vzbudí to ich zvedavosť a pozornosť.

6. Riešte a uložte si aktualizácie cez e-mail.

Namiesto toho, aby ste strácali čas rezervovaním času na ďalšie stretnutie po predchádzajúcom stretnutí, riešte aktualizácie už iba prostredníctvom e-mailu. Pokiaľ je to možné, vyhhýbajte sa množstvu stretnutí s rovnakými ľuďmi, na ktorých len dopĺňate to, o čom ste sa už rozprávali.

7. Stretnite sa vonku.

Formálne stretnutie v kancelárii je fajn, ale pokiaľ si stretnutie nevyžaduje veľa papierovej dokumentácie, stretnite sa radšej vonku a prejdite sa. Alternatívou môže byť aj stretnutie v blízkej kaviarni pri káve, v pohodlnom prostredí na rozprávanie.

8. Udržujte stretnutia čo najkratšie.

Ak máte na stretnutie menej času, riešite len to podstatné a nezaoberáte sa zbytočnými otázkami. Ideálne stretnutie by nemalo trvať dlhšie ako hodinu.

9. Využite posledných 10 minút na rekapituláciu.

Aby ste sa pohli ďalej, uistite sa, že každý pochopil svoje body stretnutia, kedy a a ako sa bude ďalej pokračovať a čo sa od každého očakáva.

Informácie o tomto príspevku

Vydané 15. marca 2016
Zverejnil UNITEDLIFE
Zdroj témy:
Titulná fotografia:

Obsahuje tieto témy: Biznis, Ekonomika, Manažment, Startup, United Life Online (03/2016)

Pomôžte nám zdieľať tento obsah